» Pliki do pobrania

 » Kasy i drukarki fiskalne - pojęcia i definicje.

 » Co warto wiedzieć przed zakupem kasy fiskalnej.

 » Fiskalizacja - procedura.

 » Odliczenia przy zakupie kasy fiskalnej.

 » Zwrot odliczenia dokonanego przy zakupie kasy fiskalnej.

 » Kontrola urządzenia fiskalnego przez urzędnika Urzędu Skarbowego.

 » Obowiązki jakie ma podatnik prowadzący sprzedaż "na kasie fiskalnej".

 » Okresowy przegląd techniczny.

 » Brak okresowego przeglądu technicznego.

 » Jak powinna wyglądać prawidłowa praca "na kasie fiskalnej".

 » Czy można anulować paragon fiskalny.

 » Jak długo należy przechowywać dokumenty z kasy fiskalnej.

 » Jak prawidłowo zaprogramować towary w kasie fiskalnej.

 » Zakończenie pracy w trybie fiskalnym, likwidacja kasy fiskalnej.

Kasy i drukarki fiskalne - pojęcia i definicje.

Urządzenie Fiskalne.

Jest to urządzenie elektroniczne, służące do rejestracji obrotu oraz kwot podatku należnego ze sprzedaży detalicznej, posiadające moduł pamięci fiskalnej.

Moduł pamięci fiskalnej.

Jest to układ elektroniczny z niekasowalną pamięcią. Moduł ten służy do przechowywania informacji o wykonanych raportach dobowych fiskalnych i jego zawartość jest podstawą do rozliczenia z fiskusem. Moduł ma ograniczoną pojemność (minimum: 1830) – wystarczającą na co najmniej 5 lat codziennej pracy kasy. Po zapełnieniu modułu pamięci fiskalnej konieczna jest jego wymiana, ewentualnie zakup nowej kasy lub drukarki fiskalnej.

Podział podstawowy urządzeń fiskalnych.

Pod względem konstrukcyjnym można je podzielić na dwa rodzaje: kasy i drukarki fiskalne.

Kasa fiskalna

Samodzielne urządzenie rejestrująco-drukujące, z wbudowanym prostym oprogramowaniem wspomagającym realizację transakcji sprzedaży.

Drukarka fiskalna

Urządzenie które do pracy potrzebuje stałego połączenia ze standardowym komputerem biurowym (stacją roboczą), na którym zainstalowane jest specjalistyczne oprogramowanie do sprzedaży.

Podział ze względu na technologię wydruku.

Pod względem sposobu druku można je podzielić również na dwa rodzaje: urządzenia z drukarką igłową i termiczną.

Urządzenie z drukarką termiczną

Urządzenie do pracy potrzebuje papieru termicznego w formie rolki. Wydruk powstaje poprzez miejscowe nagrzanie termoczułego papieru. Pracuje szybko i cicho. Jest wrażliwe na zanieczyszczenia.

Urządzenie z drukarką igłową

Urządzenie do pracy oprócz papieru potrzebuje taśmy barwiącej. Wydruk powstaje w sposób mechaniczny - igiełki głowicy uderzając w taśmę barwiąca, powodują powstanie wydruku na rolce papierowej. Jest bardziej odporne na zanieczyszczenia. Pracuje wolniej i głośniej.

Raport fiskalny dobowy

Jest to dokument fiskalny.
Wykonanie tego raportu fiskalnego jest obowiązkowe.
Należy go wydrukować na koniec dnia w którym prowadzona była sprzedaż, ewentualnie dnia następnego przed wykonaniem pierwszej sprzedaży. Podczas wykonywania tego raportu, całodzienny utarg zostaje trwale zapisany do pamięci fiskalnej z rozbiciem na poszczególne, zaprogramowane stawki PTU (jeśli w danym dniu nie zarejestrowano żadnej sprzedaży w urządzeniu fiskalnym - nie ma konieczności wykonywania dobowego raportu fiskalnego).

Raport fiskalny okresowy.

Jest to dokument fiskalny.
Wykonanie tego raportu fiskalnego jest obowiązkowe.
Należy go wydrukować na koniec miesiąca w którym prowadzona była sprzedaż, ewentualnie w następnym miesiącu, przed wykonaniem pierwszej sprzedaży.

Co warto wiedzieć przed zakupem kasy fiskalnej.

Zakup kasy lub drukarki fiskalnej powinien być poprzedzony dokładna analizą aktualnych jak również późniejszych potrzeb.

1. Kasę fiskalną będą Państwo wykorzystywać przez okres minimum pięciu lat.
2. Urządzenie z papierową kopią paragonu czy z kopią elektroniczna - urządzenia z kopia elektroniczną są tańsze w eksploatacji.
3. Zakup urządzenia wysokiej jakości może Państwa uchronić przed problemami podczas jego awarii (awaria → brak urządzenia fiskalnego → brak możliwości prowadzenia sprzedaży detalicznej).
4. Docelowa ilość stanowisk sprzedaży.
5. Czy urządzenia fiskalne będą współpracować z systemem komputerowym.
6. Należy sprawdzić, czy wybrany model urządzenia fiskalnego posiada odpowiednią ilość tzw PLU (miejsc do prawidłowego zaprogramowania towarów).  » czytaj więcej
7. Należy przeanalizować ewentualność zakupu drukarki fiskalnej (przeciętna pojemność drukarki fiskalnej to 100.000 PLU).
8. Nie istnieje pojęcie używana kasa fiskalna - podatnik ma prawo i obowiązek zakupić fabrycznie nowe urządzenie w firmie uprawnionej do handlu takim sprzętem.

Fiskalizacja - procedura.

Przedstawiamy tutaj kolejne etapy fiskalizacji.

1. Należy poinformować Urząd Skarbowy o zamiarze instalacji urządzeń fiskalnych na co najmniej 1 dzień przed fiskalizacją. - formularz do pobrania
2. Po fiskalizacji, należy w terminie do 7 dni, złożyć w Urzędzie Skarbowym, zawiadomienie o tym fakcie. - formularz do pobrania
3. Na podstawie ww. zawiadomienia, Urząd Skarbowy w trybie pisemnym, nada kasie fiskalnej Numer Ewidencyjny. który, właściciel obowiązany jest w sposób trwały umieścić na obudowie urządzenia fiskalnego.
4. Po otrzymaniu od serwisanta wypełnionej Książki Kasy, należy ją przechowywać w miejscu gdzie jest zainstalowane urządzenia fiskalne.

Odliczenia przy zakupie kasy fiskalnej.

Premia za terminowe wprowadzenie do użytku.
700 zł to maksymalna kwota, którą można odliczyć na zakup każdej z kas (nie więcej niż 90 proc. ceny jej zakupu)

Aby można było dokonać odliczenia przy zakupie kasy fiskalnej należy spełnić warunki:

• zgłosić w Urzędzie Skarbowym, co najmniej na jeden dzień przed fiskalizacją, zamiar instalacji kasy fiskalnej, (nie ustalono wzoru tego pisma) - przykład do pobrania
• w tym zgłoszeniu należy podać docelową ilość instalowanych urządzeń, datę pierwszej instalacji, miejsce gdzie będą instalowane urządzenia - od urządzeń nie wymienionych w tym zgłoszeniu, odliczenie nie przysługuje,
• dokonać fiskalizacji - rozpocząć pracę w trybie fiskalnym - w dniu podanym w ww. zgłoszeniu,
• w terminie do 7 dni po fiskalizacji poinformować Urząd Skarbowy o tym fakcie na formularzu, - formularz do pobrania
• oprócz faktury zakupu należy posiadać dowód zapłaty za zakupiona urządzenia, z adnotacją ZAPŁACONO GOTÓWKĄ - brak dowodu zapłaty uniemożliwia odliczenie, (od urządzeń zakupionych w systemie ratalnym, w lizingu, odliczenie nie przysługuje)
• użytkować urządzenie fiskalne zgodnie z jego przeznaczeniem i zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• należy zgłosić w serwisie kasy fiskalne do obowiązkowego przeglądu technicznego w ustalonym terminie - brak takiego zgłoszenia to konieczność zwrotu odliczonych kwot,
• zaprzestanie użytkowania urządzenia fiskalnego, bez względu na przyczynę, w okresie do 3 lat od fiskalizacji - to konieczność zwrotu odliczonych kwot

Organy podatkowe od lat zdecydowanie stoją na stanowisku, iż przepisy dotyczące kas rejestrujących dają prawo do ulgi jedynie w stosunku do kas fiskalnych zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Natomiast ulgą nie są objęte kasy kupowane w przypadku nie zaplanowanego (w dniu rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących) rozszerzenia działalności oraz kupowane w celu wymiany starych modeli na nowe.
Zgodnie z art. 111. ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług , podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia. Jednakże nie jest to odliczenie w pełnej kwocie. Podatnik może odliczyć 90% ceny zakupu, nie uwzględniającej podatku, pod warunkiem, że nie przekracza ona 700 złotych.
Odliczenie to może być dokonane w deklaracji podatkowej związanej z podatkiem VAT za okres rozliczeniowy, w którym podatnik rozpoczął ewidencjonowanie, lub też w kolejnych okresach rozliczeniowych. Należy pamiętać, że podstawą pozwalającą na odliczenie ulgi na zakup kas fiskalnych jest posiadanie przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę fiskalną.
Kolejnym ograniczeniem, sprecyzowanym w rozporządzeniu ministra finansów, jest zapis określający, że kwota odliczenia nie może przekroczyć wartości podatku VAT do zapłaty, wynikającej z deklaracji podatkowej.
W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nie rozliczonej wcześniej kwoty pod warunkiem, że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

• 25 % kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub
• 50 % kwoty określonej kwoty pokrywającej wydatki na zakup kas rejestrujących, opisanej w ustawie - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Ulga przysługuje także podatnikom zwolnionym z VAT.

W przypadku, gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku na mocy zwolnienia podmiotowego, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty odliczenia z tytułu zakupu kasy fiskalnej na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Wniosek ten powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej. - wniosek do pobrania.

Zwrot odliczenia dokonanego przy zakupie kasy fiskalnej.

Zgodnie z ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku:

• gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania,
• nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis,
• w przypadkach naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1.

Dodatkowo obowiązek ten powstanie, jeśli w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania podatnik:

• zaprzestanie działalności,
• nastąpi otwarcie likwidacji,
• zostanie ogłoszona upadłość,
• nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),
• dokona odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w rozporządzeniu.

Warto pamiętać, że obowiązek zwrotu powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu i należy go spełnić nie później niż w terminie rozliczenia podatku od towarów i usług za miesiąc lub kwartał, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.
W przypadku podatników, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy VAT (dotyczy podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonywali wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub byli podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT), - nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Kontrola urządzenia fiskalnego przez urzędnika Urzędu Skarbowego

Urzędnik Urzędu Skarbowego, podczas kontroli sprawdza między innymi:

• stan plomby ołowianej,
• prawidłowość wystawiania paragonów,
• prawidłowość zaprogramowania nazw towarów i usług,
• obecność książki kasy w miejscu wykonywania działalności,
• terminowość wykonywania przeglądów technicznych.

Obowiązki jakie ma podatnik prowadzący sprzedaż "na kasie fiskalnej".

Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas fiskalnych są obowiązani do:

• dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,
• sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu,
• ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży,
• dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,
• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres 5 lat liczone od początku roku następnego;
• stosowania kas wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie;
• zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy;
• naniesienia na obudowę kasy w sposób trwały jej numeru ewidencyjnego,
• zamieszczania wpisów w książce kasy rejestrującej,
• przechowywania książki kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów,
• prowadzenia po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie prowadzenia sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie nie fiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym.

Ponadto:

• Podatnik jest zobowiązany do wykonywania przeglądów okresowych.
• Przegląd kasy powinien odbyć się nie rzadziej, niż co 24 miesiące.
• Podatnik ma obowiązek zgłosić do serwisu każdą nieprawidłowość w działaniu kasy.
• Podatnik ma obowiązek sprawdzenia na żądanie organów nienaruszalność kasy i prawidłowość jej działania.
• Podatnik ma obowiązek samodzielnej i stałej weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków.
• Podatnik ma obowiązek przechowywania książki kasy w miejscu użytkowania kasy i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie służby serwisowej.
• W przypadku utraty książki kasy rejestrującej podatnik jest obowiązany niezwłocznie zgłosić ten fakt do właściwego urzędu skarbowego (na piśmie), po czym wystąpić do serwisu o wydanie duplikatu książki serwisowej (załączając kopię zgłoszenia do US). Na stronie tytułowej tej książki kasy rejestrującej musi być umieszczony napis "DUPLIKAT".
• Podatnik ma obowiązek poddania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kas, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji.
• Naruszenie obowiązków w zakresie zgłoszenia kasy do serwisu celem wykonania przeglądu skutkuje utratą prawa do odliczenia 90% ceny netto kasy (albo obowiązkiem zwrotu kwoty już odliczonej albo otrzymanej wcześniej), lub nałożeniem na podatnika kary przez Urząd Kontroli Skarbowej

Okresowy przegląd techniczny.

• W myśl aktualnie obowiązujących przepisów, podatnik ma obowiązek poddawać okresowemu przeglądowi technicznemu, wszystkie posiadane urządzenia fiskalne, minimum co 24 miesiące.

Przykład:
ostatni przegląd wykonany był w dniu 10.05.2011 r. - następny przegląd musi być wykonany do dnia 09.05.2013 r. włącznie.

• Często serwisanci proponują wykonywanie przeglądów w krótszych odstępach czasu. Może to być korzystne dla użytkowników - rozłożenie kosztów w czasie, zwiększenie trwałości urządzeń przez częstszą konserwację, a w niektórych przypadkach jest to warunek otrzymania 5-cio letniej gwarancji na moduł fiskalny.
• Dopilnowanie terminowego wykonania przeglądu technicznego urządzeń fiskalnych, należy do obowiązków podatnika - powinien on w odpowiednio wcześniej, umówić się z serwisantem, w sprawie wykonania tej usługi.
• Serwisanci zazwyczaj przypominają podatnikom o zbliżającym się terminie przeglądu, co nie należy do ich obowiązków.
• Podczas wykonywania okresowego przeglądu urządzenia fiskalnego, serwisant powinien wykonać następujące czynności:
  1. Oględziny zewnętrzne:
     • stan plomby ołowianej,
     • stan obudowy,
     • stan wyświetlaczy klienta i operatora,
     • stan drukarki urządzenia,
     • obecność i stan numeru ewidencyjnego,
     • czytelność dokumentów fiskalnych,
     • zgodność treść nagłówka dokumentu fiskalnego ze stanem faktycznym,
     • poprawność zaprogramowanych stawek podatkowych
     • obecność książki urządzenia,
     • poprawność wpisów w książce urządzenia
  2. Oględziny wewnętrzne - wymagające otwarcia obudowy urządzenia:
     • stan plomby na module pamięci fiskalnej
     • stan płyty głównej,
     • stan pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego,
     • stan plomby na oprogramowaniu - EPROM-ie,
     • wersję programu urządzenia,
     • stan akumulatorów wewnętrznego zasilania urządzenia.
• Serwisant, w razie wykrycia braku lub naruszenia plomb urządzenia fiskalnego, jest obowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy.
• Serwisant powinien odnotować w książce urządzenia fiskalnego, fakt wykonania przeglądu,oznaczając go datą i godziną a także podpisem, numerem serwisanta i pieczątką.
• Użytkownik powinien sprawdzić poprawność dokonanego wpisu.
• Serwisant może zaproponować, jako dodatkową usługę, czyszczenie, konserwację podzespołów urządzenia, a także usunięcie wszelkich zauważonych usterek.
• Serwisant, w razie wykrycia usterek eliminujących urządzenie fiskalne z normalnej pracy, oraz gdy podatnik nie wyrazi zgody na konieczne naprawy, ma obowiązek odnotować ten fakt w książce urządzenia. Urządzenie takie nie spełnia ustawowych wymogów, co eliminuje je z dalszej pracy.
• Usługa okresowego przeglądu technicznego, jak każda inna, jest usługą płatną.

Brak okresowego przeglądu technicznego.

1. W myśl aktualnie obowiązujących przepisów, brak aktualnego przeglądu technicznego urządzenia fiskalnego, lub nie wykonanie go w ustawowym terminie to:
   • w okresie 3 lat od fiskalizacji - konieczność zwrotu odliczonych kwot przy zakupie (premii za terminowe wprowadzenie do użytku) urządzenia fiskalnego,
   • istnieje możliwość zakwalifikowania tego faktu jako wadliwe prowadzenie księgi - naruszenie Kodeksu Karno Skarbowego.
2. W przypadku przekroczenia ustawowego terminu wykonania okresowego przeglądu technicznego, nie istnieje możliwość przywrócenia tego terminu - mimo wykonania przeglądu w terminie późniejszym (kasa posiada już aktualny przegląd), sprawa traktowana jest tak jak w punkcie 1.

Jak powinna wyglądać prawidłowa praca "na kasie fiskalnej".

• Bezpośrednio po dokonaniu sprzedaży (niezwłocznie po otrzymaniu należności od klienta) należy wydrukować paragon fiskalny do każdej dokonanej sprzedaży.
• Należy niezwłocznie wydać wydrukowany paragon fiskalny nabywcy towaru lub usługi.
• Urządzenie fiskalne powinno być zainstalowane w taki sposób aby kupujący widział tzw. wyświetlacz dla klienta, oraz operację wystawiania paragonu.
• Należy sprawdzać poprawność wydruku kopi paragonu (dotyczy urządzeń bez kopii elektronicznej).
• Wystawiając fakturę do paragonu fiskalnego należy odebrać od nabywcy paragon i połączyć go z kopią faktury.
• Po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, należy wykonać dobowy raport fiskalny. (jeśli w danym dniu nie zarejestrowano żadnej sprzedaży w urządzeniu fiskalnym - nie ma konieczności wykonywania dobowego raportu fiskalnego).
• Po zakończeniu sprzedaży i wydruku raporty dobowego w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż w pierwszym dniu sprzedaży przed rozpoczęciem sprzedaży w miesiącu następnym, należy wykonać miesięczny raport fiskalny.

Czy można anulować paragon fiskalny.

Urządzenia fiskalne dopuszczone do użytku w naszym kraju nie posiadają funkcji anulowania paragonu fiskalnego po jego wydrukowaniu.

Powyższe nie oznacza jednak, że podatnicy nie mogą dokonać korekty obrotu.
Co więcej, nie tylko mogą, ale nawet muszą.
Przepisy ustawy o VAT stanowią bowiem wyraźnie, że obrót „zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o ocenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonania korekt faktur”.
Obowiązujące przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących nie określają jednoznacznie sposobu dokonania korekty obrotu i kwot podatku należnego, które zostały zaewidencjonowane przy użyciu kasy.
Urzędy skarbowe wskazują jednak w takich okolicznościach, że podatnik powinien wykazać, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Głównym dowodem jest tutaj ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących. Natomiast oryginał paragonu jest głównym dowodem na to, iż doszło rzeczywistej korekty sprzedaży. Problemów z dokonaniem korekty nie powinno więc być, jeżeli podatnik przez pomyłkę wydrukuje paragon zawierający błędy. Należy wówczas wydrukować dodatkowy paragon, bez błędów a paragon błędny zachować w celach dowodowych – na jego podstawie możliwa jest bowiem korekta obrotu, który został już zarejestrowany w pamięci fiskalnej kasy.
Korekta obrotu jest także konieczna nie tylko w przypadku błędów na paragonie, ale także w przypadku zwrotu towarów przez nabywców. W świetle powyższych uwag wątpliwości nie powinna budzić sytuacja, w której klient przedstawi oryginał paragonu fiskalnego. Często zdarza się jednak, że klient nie posiada takiego paragonu. Urzędy skarbowe uznają jednak, że oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Chodzi tutaj o to, aby sprzedawca był w stanie ustalić, że dany towar został faktycznie zakupiony u niego, co wydaje się logiczne, ponieważ sprzedawca nie przyjmie zwrotu i nie zwróci pieniędzy lub nie uzna reklamacji, jeżeli nie będzie miał pewności, że to właśnie on sprzedał dany towar.

Co z tego wynika ?

1. Należy sporządzić Protokół Korekty Paragonu Fiskalnego. - wzór do pobrania
2. Należy odebrać od klienta oryginał paragonu fiskalnego i dołączyć go do protokółu.
3. Jeśli korekta dotyczy zwrotu tylko wybranych pozycji z paragonu, lub nastąpiła pomyłka kasjera w dowolnej pozycji na paragonie, należy wydrukować poprawiony paragon i wręczyć go nabywcy.
4. Należy księgowo odliczyć wartość korygowanego paragonu od obrotu i sprzedaży w poszczególnych stawkach PTU z raportu dobowego z tego dnia (należy również pamiętać o każdorazowym odliczaniu tych wartości od raportów okresowych i miesięcznych sporządzanych za okres obejmujący ten błędny paragon).

Jak długo należy przechowywać dokumenty z kasy fiskalnej.

1. Dobowy raport fiskalny - okres przechowywania - 5 pełnych lat.
2. Miesięczny raport fiskalny - okres przechowywania - 5 pełnych lat.
3. Rolki z kopiami paragonów - okres przechowywania - 5 pełnych lat.
4. Książki zlikwidowanych urządzeń fiskalnych - okres przechowywania - 5 pełnych lat.

Jak prawidłowo zaprogramować towary w kasie fiskalnej.

Zgodnie z § 8. 1. rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych nazwa towaru lub usługi musi być tak zaprogramowana aby pozwalała na jednoznaczną ich identyfikację
Ewidencja sprzedaży w kasie fiskalnej powinna być prowadzona w sposób na tyle szczegółowy, by umożliwić stosowanie prawidłowej stawki VAT oraz kontrolę przez organ podatkowy zarówno obrotu, jak i kwot podatku należnego.
Wskazana na paragonie nazwa towaru lub usługi musi być na tyle zindywidualizowana, aby można było na jej podstawie, dokładnie określić, jaki towar czy usługa zostały zakupione.
Dopiero tak skonstruowana nazwa zagwarantuje konsumentowi możliwość kontroli prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawienia dowodu potwierdzającego jej wykonanie.
Stosowanie na paragonach nazw grupowań towarów i usług według PKWiU powyższych wymogów nie spełnia. Używanie na paragonach nazw ogólnych, takich jak np. "dzienniki", "czasopisma", itp. nie jest więc wystarczające dla określenia prawidłowej stawki VAT.

Co z tego wynika:

1. Należy zaprogramować szczegółowo sprzedawany asortyment towarów wg. przykładu:
   • źle - napoje / dobrze - woda mineralna, fanta, coca cola, itp.
   • źle - przyprawy / dobrze -pieprz, ziele angielskie, kminek, itp.
2. Należy sprawdzić, czy wybrany model urządzenia fiskalnego posiada odpowiednią ilość tzw PLU (miejsc do prawidłowego zaprogramowania towarów).
3. Należy przeanalizować ewentualność zakupu drukarki fiskalnej (przeciętna pojemność drukarki fiskalnej to 100.000 PLU).

Zakończenie pracy w trybie fiskalnym, likwidacja urządzenia fiskalnego.

Zakończenie pracy urządzenia w trybie fiskalnym występuje w przypadku:

• zaprzestania użytkowania urządzenia fiskalnego,
• zapełnienia modułu pamięci fiskalnej,
• zakończenia działalności gospodarczej.

Regulują to przepisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.

W myśl powyższych przepisów, jeśli wystąpi fakt zaprzestania użytkowania urządzenia w trybie fiskalnym, podatnik obowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia Urzędu Skarbowego o tym fakcie, składając wniosek o wyznaczenie terminu odczytu zawartości pamięci fiskalnej

§15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:
1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia; - formularz do pobrania
3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozlicze- niowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.
Zakończenie działalności urządzenia w trybie fiskalnym, bez dokonania odczytu zawartości modułu fiskalnego może skutkować dotkliwą grzywną. Kodeks Karny Skarbowy przewiduje bowiem karę za brak zawiadomienia organu podatkowego:

Art. 80 KKS

• § 1. Kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.
• § 4. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-3 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Zostaje rozpoczęta procedura wymiany modułu fiskalnego lub likwidacji urządzenia.
Procedura składa się z następujących czynności:

1. Podatnik składa wniosek o wyznaczenie terminu odczytu modułu pamięci fiskalnej w terminie 7 dni od zaprzestania urzytkowania kasy. Wniosek powinien zawierać dane identyfikacyjne urządzenia oraz przyczynę dla której należy wykonać odczyt (wymiana modułu lub likwidacja kasy).
2. Urząd Skarbowy wyznacza termin odczytu oraz sposób jego wykonania, w porozumieniu z podatnikiem i serwisantem, odpowiedzialnym za urządzenie wymienione we wniosku.
3. Tylko serwisant wpisany do książki kasy i zgłoszony do Urzędu Skarbowego, jako uprawniony do obsługi serwisowej tego urządzenia, może dokonywać czynności związanych z odczytem zawartości pamięci fiskalnej.
4. W siedzibie podatnika lub w siedzibie Urzędu Skarbowego, dokonuje się komisyjnego wydruku fiskalnego raportu okresowego za okres od początku do końca użytkowania kasy, ewentualnie tzw. wydruku zamknięcia modułu pamięci fiskalnej urządzenia (w zależności od modelu urządzenia).
5. W skład komisji wchodzą: podatnik lub osoba upoważniona przez podatnika, uprawniony serwisant oraz urzędnik wyznaczony przez Naczelnika Urzędu Skarbowego.
6. Urzędnik sprawdza:
   - stan plomb,
   - poprawność wpisów w książce serwisowej urządzenia,
   - zgodność z faktycznymi numerami identyfikacyjnymi,
   - terminowość wykonanych przeglądów technicznych itp.
7. Z wykonanych czynności, sporządzany jest Protokół Odczytania Zawartości Modułu Fiskalnego
8. W zależności od przyczyny odczytu, urządzenie jest:
   • przekazywane serwisantowi w celu wymiany modułu pamięci fiskalnej,
   • wykreślane z ewidencji Urzędu Skarbowego.
9. W przypadku likwidacji urządzenia, po wykonaniu powyższych czynności, podatnik obowiązany jest do wydania serwisantowi modułu pamięci fiskalnej, w celu jego komisyjnej likwidacji w siedzibie producenta / importera.
10. W przypadku likwidacji urządzenia przed upływem 3 lat od jego zainstalowania, podatnik jest zobowiązany do zwrotu kwot odliczonych przy jego zakupie. (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczenia i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, §6.)
11. W przypadku likwidacji działalności gospodarczej, gdy urządzenie na dzień likwidacji działalności, pozostaje własnością podatnika, zobowiązany jest on do ujęcia go w remanencie likwidacyjnym (zwiększa to wartość remanentu).

Pliki do pobrania.

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących
• Informacja o zamiarze instalacji urządzenia fiskalnego.
• Zawiadomienie o instalacji urządzenia fiskalnego.
• Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup urządzenia fiskalnego.
• Protokół korekty paragonu fiskalnego
• Wniosek o wyznaczenie terminu odczytu modułu pamięci fiskalnej.